Wechselt eine Person ihre Funktion oder verlässt sie die Gemeinde, können Aufgaben offenbleiben. Diese müssen an die zuständige Stelle übergehen, ohne dass ein persönliches Konto selbstverständlich weiterläuft oder sämtliche Mitarbeitenden dieselben Rechte erhalten.
Vorgang und bearbeitende Person unterscheiden
Ein kommunaler Vorgang gehört zum Verfahren der Behörde und nicht ausschliesslich zum persönlichen Postfach eines Mitarbeiters. Erfassen Sie offene Aufgaben, Referenzen und die Rolle, die den weiteren Verlauf übernimmt. Eine Übergabe sollte nicht vom Weitergeben des bisherigen Passworts abhängen.
Die Datenschutzseite des Kantons Waadt weist unter anderem auf unterschiedliche zuständige Stellen je nach Datenbearbeitung hin. Der Rahmen einer Gemeinde ist daher für die konkrete Situation zu bestimmen. Unser Leitfaden beschreibt eine Organisation und behauptet keine einheitliche Vorgabe für sämtliche Kantone.
Tatsächlich erforderliche Berechtigungen prüfen
Erfassen Sie Zugriffe für Feststellung, Einsicht, Zahlungserfassung und mögliche Annullierungen. Eine Vertretung braucht nicht automatisch einen grösseren Bereich als ihre Aufgabe. Prüfen Sie zusätzlich Sitzungen, Authentifizierungsmittel und für Mitteilungen verwendete Kontaktangaben.
Benennen Sie vor dem Entzug, wer die offenen Vorgänge weiterverfolgt. Lassen Sie anschliessend die Änderung oder Aufhebung durch die für Konten zuständige Person bestätigen. Der Austritt darf nicht die Angaben beseitigen, die zum Verständnis bereits erfolgter Handlungen benötigt werden. Notieren Sie nachvollziehbar, wann die Zuständigkeit übergegangen ist.
Die Weiterführung anhand einer Referenz testen
Verwenden Sie einen Demonstrationsvorgang und prüfen Sie, ob die neue Rolle ihre notwendigen Informationen findet. Kontrollieren Sie umgekehrt, ob der frühere Zugang die entzogenen Möglichkeiten tatsächlich nicht mehr bietet. Halten Sie Zeitpunkt und verantwortliche Prüffunktion fest, statt sich nur auf eine mündliche Zusage zu verlassen.
Amende-ordre.ch ist eine getrennte Schwesteraktivität von Security Parking für Gemeinden. Die Dokumentation unterscheidet Agentenzugriff und Backoffice. Verfügbare Operationen und das Verfahren zur Rechtevergabe sind mit der zuständigen Verwaltung zu bestätigen. Eine automatische Austrittsfunktion wird hier nicht angekündigt. Die Verantwortung für den zulässigen Umfang bleibt beim dafür zuständigen Dienst.